個人情報保護方針への取組み
個人情報保護に関する考え方
白扇株式会社（以下「当社」といいます）では、財団法人 日本情報処理開発協会(JIPDEC)のプライバシーマークの取得審査に合格し、プライバシーマークの使用が認められています。
「プライバシーマーク」とは、日本工業規格JIS Q 15001：2006準拠の「JIS Q 15001：2006（個人情報保護マネジメントシステム−要求事項）」に適合し、個人情報の取り扱いについて、適切な保護措置を講じていると認められた事業者に対して認定・付与されるものです。
当社では、オフィス環境および施設の提供、CIを基軸としたセールスプロモーション、起業家の支援および育成をもとに意義のある社会創りに貢献して参ります。当社は、お客様個人を識別しうる情報（以下「個人情報」といいます。）を適切に保護することが、当社にとって社会的責務であると考えています。お客様に当社の各サービスを安心してご利用いただけるよう、個人情報の取扱いについて、以下の通り個人情報保護ポリシーを定め、組織体制を整備し、適切な管理に努めます。
制定日2005年4月1日
改定日2008年4月1日
白扇株式会社 代表取締役
遠藤 ジュン
個人情報の定義
当社において個人情報とは次の各号に該当する情報のうち、個人の氏名、生年月日、年齢、性別、住所、電話番号、家族構成、電子メールアドレス、勤務先等のお客様（本人）を識別できる情報をいいます。
適用範囲
「個人情報保護に関する考え方」の記載されている内容は当社が事業活動を通じて、当社がお客様から提供を受ける個人情報の取り扱いを定めるものです。
個人情報保護方針
1.個人情報の取得・利用・提供
お客様から個人情報を取得する場合、当社では、ウェブサイト上または他の手段によりその利用目的をお知らせし、その利用目的と当社事業規模の範囲内で、適法かつ公正な手段をもって取得いたします。また当社は、お客様の同意を得ることなく、お知らせした以外の目的にお客様の個人情報を利用しないことを誓約するとともに、そのための措置を講じます。
2.法令・規範の遵守
当社は、個人情報の取扱いにおいて当該個人情報の保護に適用される法令およびその他規範を遵守いたします。また、これらの法令及びその他の規範に適合した当社の個人情報保護管理規則を作成し、遵守致します。
3.安全対策の実施
当社は、個人情報保護管理責任者を置き個人情報の適切な管理に努めます。お客様からご提供いただいた個人情報は、技術的及び組織的なセキュリティ対策により、不正アクセス、紛失、滅失、改ざん、毀損や漏洩等のリスクに対し防衛措置を講じ、予防、是正に努めます。
個人情報保護管理責任部署：管理本部 総務人事課
4.個人情報に関する本人の権利尊重
お客様が当社にご提供いただいた個人情報についてその内容の確認および変更・削除などを希望される場合には、合理的な範囲で必要な対応をさせていただきます。当社ではお客様に対する問合せ窓口をあらかじめ明示いたします。お知らせした当社個人情報相談窓口までお申し出ください。
5.個人情報管理規則の策定および継続的改善
当社が保有する個人情報に関して適用される日本の法令および規範を遵守するとともに、本方針を含む個人情報保護マネージメントシステム（PMSと略す）の内容を適宜見直し、継続して改善いたします。
当社で扱う開示対象個人情報
| 部門 | 用途 | 当社で扱う開示対象個人情報 |
| 貸し会議室 | 契約書類 | 貸会議室使用申込書 |
| 予約システム | 会社名、氏名、住所、電話/FAX番号、Emailアドレス、業種、ログイン情報、予約履歴 | |
| アンケート収集 | 会社名、住所、部署、担当者、電話 | |
| レンタルオフィス | 契約書類 （法人用） |
入会申請書、登記簿謄本、印鑑証明書、連帯保証人様印鑑証明書、連帯保証人様身分証明書、会社概要確認書、定期建物賃貸借契約書、重要事項説明書、テナント反社シート、説明同意書 |
| 契約書類 （個人用） |
入会申請書、身分証明書、住民票、印鑑証明書、連帯保証人様印鑑証明書、連帯保証人様身分証明書、会社概要確認書、定期建物賃貸借契約書、重要事項説明書、テナント反社シート、説明同意書 | |
| バーチャル | 契約書類 （法人用） |
入会申請書、身分証明書、印鑑証明書、会社概要確認書、バーチャルオフィスサービス利用契約書、テナント反社シート |
| 契約書類 （個人用） |
入会申請書、身分証明書、印鑑証明書、会社概要確認書、バーチャルオフィスサービス利用契約書、テナント反社シート | |
| 電話代行 | 契約書類 （法人用） |
入会申請書、身分証明書、印鑑証明書、会社概要確認書、電話秘書業務契約書、テナント反社シート |
| 契約書類 （個人用） |
入会申請書、身分証明書、印鑑証明書、会社概要確認書、電話秘書業務契約書、テナント反社シート | |
| 決済 | 貸し会議室 レンタルオフィス バーチャル 電話代行 |
クレジットカード情報、金融機関口座情報 |
| 採用 | 応募書類 （新卒） |
履歴書、自己ＰＲ書、選考試験答案 |
| 応募書類 （中途） |
履歴書、職務経歴書、自己ＰＲ書、選考試験答案、健康診断書、告知書 | |
| 応募書類 （パート） |
履歴書、職務経歴書、選考試験答案 | |
| 応募書類 （HP応募） |
応募メール（自由書式） | |
| 制作 | 印刷物作成 | 名刺、封筒等 |
| 施設管理 | 契約書類 | 工事請負契約書 |
| 保安 | 防犯管理 | 映像録画 |
| 入退館管理 | お客様受付票 |
利用目的の特定
1.当社は個人情報を次の各号の目的の達成に必要な範囲内のみで使用するものとします。
1.お客様に対する新サービスのご案内、キャンペーン、ご案内の送付
2.お客様に対する会員サービスの提供
3.サービス申込に際し必要書類のビルオーナーへの開示
4.お客様に対するアフターサービスの提供
5.お客様からのお問合せへの対応
6.お客様からの事故・クレームへの対応
7.サービスをより充実するための分析
8.お客様に対するアンケートとその分析
9.お客様と当社の間で締結した契約の履行
10お客様個人を識別することができない状態（統計など）で開示する場合
11.あらかじめ当社との間で秘密保持（個人情報保護を含む）の合意をしている業務委託先に当社が必要と判断した範囲において開示する場合
2.当社は、あらかじめお客様の事前の同意を得た場合を除き、個人情報を第三者に提供しないものとします。 ただし、次の各号に該当する場合は、お客様の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供できるものとします。
1.法令の定めに基づく場合
2.人の生命、身体または財産の保護のために必要であって、お客様の同意を得ることが困難である場合
3.公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
4.国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けたものが法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、お客様の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障をおよぼすおそれがある場合
クッキー（Cookie）及びウェブビーコンの利用について
当社のウェブサイトの一部では、ウェブサイトのサービス等の内容をお客様がよりご満足いただけるように改良／変更等するために、クッキー（Ｃｏｏｋｉｅ）やウェブビーコンを利用致しております。
お客様は、クッキーの受け取りを拒否する、或いは、クッキーを受け取った場合に警告を表示させるようブラウザの設定を変更することができます。
詳しくは、ご使用のブラウザの説明をご覧ください。
また、お客様は、クッキーの受け取りを拒否することによって、ウェブビーコンを拒否することができます。しかし、クッキーの受け取り拒否された場合、ウェブサイトにて提供致しますサービスの一部或いは全部がご利用できなくなる場合もございますので、ご承知おきください。
【用語説明】
クッキーウェブサイトを管理するウェブサーバとお客様のブラウザ間で相互にやりとりされる情報で、お客様のコンピュータのディスクにファイルとして格納されることがあります。クッキーを利用致しますと、ウェブサーバは特定のコンピュータがウェブサイト中のどのページに訪れたか等を記録することが可能となります。ただし、お客様が、お客様ご自身の個人情報をウェブサイトに入力されない限り、お客様ご自身を特定・識別することはできません。
ウェブビーコンクッキーと一緒に機能し、特定のページに何回アクセスが行われたかを知ることができる技術です。ただし、お客様が、お客様ご自身の個人情報をクッキー受け取り時に入力しない限り、お客様ご自身を特定・識別することはできません。
お客様へのお願いおよび責任の制限
1.当社の各ウェブサイトをご利用いただくにあたり、種々の条件により、文字化け、データの欠落、エラー、中断、またはその他の障害が起こる可能性があります。当社では、このような障害またはウェブサイトの使用不能により生じたお客様のいかなる損害（直接損害、間接損害、逸失利益等すべて）に対しても理由の如何を問わず、一切の責任を負わないものとします。
2.当社を通じてアクセスできる第三者企業のサイトおよびサービスは、当社とは独立した個々のプライバシーに関しての規約やデータの収集規定を持っています。当社はこれらの独立した規約や活動に対していかなる義務や責任も負いかねますのでご承知おきください。
3.お客様は｢個人情報保護に関する考え方｣の説明にご同意いただいた上で情報の入力をお願いします。｢個人情報保護に関する考え方｣説明にご同意いただけない場合には、当社が提供するお問合せサービスをご利用いただけない場合があります。
個人情報の開示、訂正、追加、削除、利用停止若しくは利用目的の通知の請求または苦情受付に関して
当社が保有しているお客様の個人情報の開示、訂正、追加、削除、利用停止若しくは利用目的の通知（以下｢開示等｣といいます。）を請求される場合または苦情に関しては、下記のとおりと致します。
上記1.以外の個人情報の開示等の請求
1.個人情報の開示請求用フォーマット
ＰＤＦダウンロード▼ ワード文書ダウンロード▼
当該ページから、｢個人情報の開示等の請求書｣をダウンロードしてご利用ください。お客様が｢個人情報の開示等の請求書｣をダウンロードすることができない場合には、FAXまたは郵送で当社から送付させていただきます。下記問合せ窓口までお問合せください。
2.お客様ご本人の確認書類について
当社は、お客様が｢個人情報保護法 第24条2項｣の規定による｢利用目的の通知｣又は｢第25条1項｣の規定による｢開示｣のご請求をいただく場合、個人情報漏えい防止の観点から、お客様のご本人であることの確認書類のご提出をお願いしております。代理人の方がご請求なさる場合は、ご本人および代理人両方の方の確認書類が必要になります。また、15歳未満の未成年者の方のご請求は、ご本人が直接行うことはできません。従いまして、法定代理人（民法第818条に規定の親権者）に示す代理人の方からのご請求が必要となります。下記の各々の確認書類をご参照いただき、｢個人情報の開示等の請求書｣に次のいずれかのコピーを添付して、送付ください。
＊注意点 コピーには、デジタルカメラやスキャナー等による画像、これを印刷したものは含まれません。また、(写し)とは、市区町村が発行した原本であり、この原本をコピーしたものは含まれません。
【ご本人の場合】
| 書類 | 条件 |
| 1．運転免許証のコピー | 有効期限内のもので、各都道府県公安委員会発行のもの（国際運転免許証は除く） *現住所に住居変更されている場合には、｢裏面｣のコピーも必要です。 *本籍の部分は読み取りできないよう処理をして送付ください。 |
| 2．パスポート (旅券)のコピー | 日本国内で発行されたもので、顔写真のページと所持者記入欄（氏名・住所などの記入箇所）の両方のコピーが必要です。有効期限内のもので、現住所が記入されているもの。 |
| 3．各種健康保険証のコピー （プラスチック製のもの含む） | 有効期限内のもので、現住所が記入されているもの*住所欄は必ず現住所をご記入ください。消去できない油性ペンなどで記入してください。 |
| 4．住民票（写し） （住民基本台帳カードのコピー） | 発行日より3ヶ月以内で、現住所が記載されているもの。 *｢住民基本台帳カード｣の場合 ｢顔写真｣入りで氏名・生年月日・住所（現住所）が記載されているもの｢Bタイプ｣。同一市区町村内で現住所に住居変更されている場合は、｢裏面｣のコピーも必要です。 |
| 5．各種福祉手帳のコピー | 有効期限内のもので、現住所が記入されているもの。 |
| 6．外国人登録証明書の写し （外国人の場合） | 在留資格のあるもので、在留期限まで、90日以上あるもの。 |
* 代理人をたてる場合は、上記ご本人確認書類以外に次の書類も必要になります。
【法人の成年後見人の場合】
法人登記簿謄本・抄本・法人登記事項証明書（写し）のいずれか
【代理人の場合】
| 書類 | 条件 |
| 法定代理人 | 民法第818条に規定の親権者)戸籍謄本・抄本（写し）などご本人との関係を証する書類 |
| 法定代理人 | （民法第8条、第843条に規定の成年後見人）（成年後見）登記事項証明書（写し） |
| 法定代理人 | （民法第839条、第840条に規定の未成年後見人）（未成年後見）登記事項証明書（写し） |
| 任意代理人 | ご本人が自署、捺印した委任状（原本） |
ワード文書ダウンロード▼
3.開示内容
当社がお客様の開示の請求を受けた場合に開示対象となる｢保有個人データ｣項目
| 1. 氏名 | 2. 住所 | 3. 性別 | 4. 生年月日 |
| 5. メールアドレス | 6. 電話番号 | 7. 購買履歴 | 8. 勤務先 |
| 9. 学校名 | 10. 顧客ID | 11. 家族構成 | 12. 取得年月日 |
4.個人情報の開示請求に伴う手数料のお支払いについて
個人情報の開示に関しては、手数料として、１件につき800円を徴収させていただきます。お支払い方法は、下記の中からお選びください。1.振込の場合 下記銀行口座に手数料額（800円）をお支払いいただき、その振込書を添付してください。
| 銀行名 | 三菱東京ＵＦＪ銀行 名古屋営業部 |
| 口座番号 | 普通預金 4907560 |
| 名義 | 白扇株式会社 |
2.定額小為替を利用する場合 手数料額（800円）の郵便局の定額小為替を同封の上、郵送ください。
*為替手数料の10円は、お客様ご負担でお願い致します。
*個人情報の訂正、追加、削除に関しては、手数料は徴収しません。
5.開示等の請求方法
郵送のみでご請求を受付させていただきます。｢個人情報の開示等請求書｣に必要事項を全て記入し、ご本人であることの確認書類および手数料の振込書若しくは、定額小為替同封の上、請求先まで郵送ください。
■請求先
〒451-0045 名古屋市西区名駅二丁目27番8号
名古屋プライムセントラルタワー13階
白扇株式会社 個人情報相談窓口
6.回答方法について
ご請求いただいた開示の回答書は、｢本人限定受取郵便（特）｣を使用し、本人宛に郵送致します。
＊ご家族でも郵便を受取ることはできません。
ご請求いただいた開示の回答書は、｢本人限定受取郵便（特）｣を使用し、本人宛に郵送致します。
＊ご家族でも郵便を受取ることはできません。
7.｢保有個人データ｣の不開示の事由について
次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知致します。また、不開示の場合についても所定の手数料をいただきます。
1.申請書に記載されている住所・本人確認のための書類に記載されている住所・当社の登録住所と一致しないときなど本人が確認できない場合
2.代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
3.所定の申請書類に不備があった場合
4.開示の求めの対象が｢保有個人データ｣に該当しない場合
5.本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
6.当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
7.他の法令に違反することとなる場合
8.所定の手数料のお支払い（振込・切手郵送）が確認できない場合
9.予め定めた保有期間を超えたため、保有個人データを消去した場合
・当社の個人情報の取扱いに関する苦情
下記｢個人情報の取扱いに関する苦情｣に必要事項を記入いただき、下記｢問合せ窓口｣まで送付いただくか、直接お問合せください。
当該ページから、｢個人情報の取扱いに関する苦情｣をダウンロードしてご利用ください。お客様が｢個人情報の開示等請求書｣をダウンロードすることができない場合には、ＦＡＸまたは郵送で当社から送付させていただきます。下記｢問合せ窓口｣までお問合せください。
ワード文書ダウンロード ▼
・問合せ先
個人情報の開示等の請求または苦情は、下記｢問合せ窓口｣へお問合せください。
・特記事項
当社では、より良い個人情報保護を実現するために、また、法令、およびその他の規範の制定改定に伴い、本ページに掲載致しております個人情報保護方針を改定することがございます。定期的にご確認いただきますようお願い致します。
本ウェブページの内容は、掲載日（更新日含む）以降に適用されるものと致します。
当社の提供する個々のコンテンツにおいて、個別に個人情報保護に関する規約が示されている場合、またはそれを示すコンテンツにリンクしている場合には、当該個人情報保護について記載されている内容が優先されます。
問合せ窓口
当社の｢個人情報保護に関する考え方｣における不明点がございましたら、下記方法にてお問合せください。
| お電話・ＦＡＸによる場合 |
白扇株式会社 個人情報相談窓口
電話：052-563-0890 ＦＡＸ：052-563-0891
受付時間：9:00〜18:00
（土・日・祝日を除く毎日。この他にも、臨時にお休みをいただく場合があります。）
| 郵便による場合 |
白扇株式会社 個人情報相談窓口
〒451-0045 愛知県名古屋市西区名駅二丁目27番8号
プライムセントラルタワー13階
| ウェブ問合せによる場合 |
| ご来社について |
直接ご来社頂いてのお申し出はお受け致しかねますので、その旨ご了解賜ります様お願い申し上げます。
| 制定日2005年4月1日 |
